Administratieplicht van een stichting

7 november 2011 - mr. Jos van Bavel

Verenigingen met rechtspersoonlijkheid zijn (evenals stichtingen) administratieplichtig ingevolge de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). De administratieplicht geldt, ongeacht de vraag of er sprake is van belastingplicht bijvoorbeeld voor de vennootschapsbelasting of van de rangschikking van de vereniging als ANBI of SBBI. Wel kan regelgeving van invloed zijn op de wijze waarop een administratie moet worden ingericht. Inhoudelijk stelt bijvoorbeeld de btw-wetgeving eisen aan de inrichting van facturen en daarmee dus ook aan de administratie, indien uw vereniging als btw-ondernemer moet worden aangemerkt.

Als administratieplichtige is een vereniging gehouden om van haar vermogenstoestand en alles betreffende haar (eventuele) bedrijf of werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat hieruit ‘te allen tijde’ duidelijk blijven ‘haar rechten en verplichtingen, alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens’. Uit de regelgeving wordt voorts helder dat de administratieverplichting geldt voor alle ‘lichamen’. Daaronder zijn rechtspersonen te verstaan – zoals verenigingen – die bij notariële akte zijn opgericht, maar zelfs verenigingen zònder rechtspersoonlijkheid. Verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid kwalificeren op grond van de fiscale wetgeving namelijk bij fictie als lichaam. Daarmee moeten ook deze samenwerkingsvormen ‘maatschappelijk’ en voor fiscale doeleinden geacht worden gelijk te zijn aan een vereniging met rechtspersoonlijkheid.

Verenigingen zijn dus gehouden om een administratie te voeren betreffende hun activiteiten, voor zover leidend tot ‘vaststelling van fiscaalrechtelijke verplichtingen van de betrokkenen of van een derde’. Door het woord ‘werkzaamheid’ in de definitie van administratieplicht op te nemen, geldt de administratieplicht ook voor verenigingen. Ongeacht hun bezigheden, leden of doelstellingen.

Bewaarplicht

Aan de administratieplicht van een vereniging is ook een bewaarplicht gekoppeld. Uitgangspunt daarbij is dat gegevensdragers zeven jaren bewaard moeten blijven, tenzij in de belastingwetgeving anders is bepaald. Denk daarbij niet te licht over de omvang van een administratie en wat daar allemaal toe gerekend moet worden.

Strikt genomen vormen bijvoorbeeld ook kassabonnen en -rollen onderdeel van een administratie, evenals klad- en financiële aantekeningen, controle berekeningen, bankafschriften, overeenkomsten, agenda’s, correspondentie, software (computerprogramma’s) en databestanden. Realiseert u zich daarbij dat ook bescheiden die een vereniging op internet (in de ‘cloud’) bewaart of onderbrengt bij dienstverleners als een loonservicebureau, tot de administratie van de vereniging behoren en onder de bewaarplicht vallen.

Is de verenigingsadministratie digitaal opgeslagen, dan hoeft u deze daarnaast niet ook fysiek zeven jaar te bewaren. Zorg er dan voor dat u de digitale gegevens wel gedurende de termijn van zeven jaren bewaart. Reken veiligheidshalve bij het bepalen van de bewaartermijn vanaf 1 januari volgende op het jaar van de start van de administratie van een boekjaar. Facturen, zowel uitgereikte als ontvangen facturen, moeten zeven jaar bewaard blijven na de datum van uitreiken of ontvangst. De jaarrekening van een vereniging dient zeven jaren bewaard blijven vanaf de datum van het vaststellen van de jaarrekening.

Relevant om hier te noemen is dat meer specifieke belastingwetgeving een nadere bewaartermijn kan verplichten. Zo vereist bijvoorbeeld de btw-wetgeving dat gegevens over onroerende zaken een bewaartermijn hebben van negen jaren volgend op het jaar waarin een btw-ondernemer (dat kan ook een vereniging zijn) het vastgoed voor het eerst in gebruik heeft genomen.

Ook documenten als (notariële) aktes, pensioen- en lijfrentepolissen etc. hebben groot belang buiten de genoemde bewaartermijn. Hierdoor mag u ook deze documenten niet vernietigen na zeven jaar.

Medewerkingsplicht

Administratieplichtigen hebben naast de bewaarplicht ook een medewerkingsplicht bij controle door de Belastingdienst. Op deze manier kan de Belastingdienst de administratie- en bewaarplicht van een vereniging ook effectief gebruiken om inlichtingen te vergaren ten behoeve van de belastingheffing. Dat kan belastingheffing betreffen verschuldigd door de vereniging maar óók door derden.

De sanctie op het niet voldoen aan de administratie-, bewaar- of medewerkingsplicht, is dat de vereniging uiteindelijk geconfronteerd kan worden met de omkering van bewijslast. De Belastingdienst kan daardoor, binnen redelijkheidsgrenzen, ambtshalve vaststellen hoe hoog de omzet of winst van een vereniging geweest moet zijn en overgaan tot naheffing of navordering.

Schoon schip

Heeft u nog administratie van een vereniging over het jaar 2008 opgeborgen in het archief? Na 31 december 2016 kunt u deze opruimen. Let daarbij wel goed op of er niet ook (notariële) stukken bij zitten die betrekking hebben op vastgoed of anderszins ook nu nog belang hebben. Succes met opruimen!

Onze dienstverlening

Graag informeren wij u over de administratieve en fiscale verplichtingen die uw vereniging heeft. Vragen over dit onderwerp rekent VERDER tot haar expertise. Graag gaan we hierover een gesprek met u aan. Onze contactgegevens treft u hier aan.

VERDER gaat uiterst nauwkeurig te werk. Toch kunnen wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor door u op basis van de voorgaande informatie genomen acties. Neem hier kennis van onze disclaimer.