31 30 2084100
Bellen

Vrijwilligersregeling

12 april 2017 - mr. Jos van Bavel VERDER - NON-PROFIT

Als een organisatie mensen in dienst neemt, moet de organisatie als werkgever aan de daarmee samenhangende fiscale verplichtingen voldoen. Zo moet u (periodiek) de aangifte loonheffingen (laten) verzorgen, de loonheffingen inhouden en deze betalen aan de Belastingdienst. In tegenstelling tot het bedrijfsleven, maken veel instellingen in de (semi)publieke sector naast (soms zelfs in plaats van) betaald personeel gebruik van vrijwilligers. Veel stichtingen en verenigingen hebben daarmee de mogelijkheid de fiscale vrijwilligersregeling toe te passen.

Als (semi)publieke instelling maakt u waarschijnlijk regelmatig gebruik van de diensten van vrijwilligers. Gezien het professionele niveau van veel in stellingen worden daarbij wel eisen gesteld aan deze vrijwilligers. Bijvoorbeeld ten aanzien van diploma’s, de minimale inzet, werkhouding, werkplanning of bejegening van cliënten, bezoekers, patiënten, studenten en collega’s. Vrijwillig maar dus niet vrijblijvend.

Mogelijk wil uw organisatie deze vrijwilligers voor hun inzet een (kleine) financiële beloning geven. En dan komt de vraag op of werkgeverschap en inhoudingsplicht voor de loonheffingen deze kleine beloning mogelijk niet tot een relatief grote kostenpost maken. De vrijwilligersregeling biedt hier – onder voorwaarden – uitkomst. Met gebruik van deze regeling hoeft u namelijk geen loonheffingen in te houden en te betalen. Om te weten of de vrijwilligersregeling uitkomst biedt voor uw instelling, is het goed om de fiscaal relevante aspecten te beoordelen.

 

Voorwaarden

Een vrijwilliger is iemand die niet ‘bij wijze van beroep’ werkt voor doorgaans één van de volgende organisaties:

  • Een organisatie die vrijgesteld is van vennootschapsbelasting en geen aangifte hoeft te doen, of
  • Een sportorganisatie, of;
  • Een algemeen nut beogende instelling (ANBI).

Bij een sportorganisatie en een ANBI zijn de rechtsvorm en het wel of niet aangifte vennootschapsbelasting hoeven doen niet van belang. Ook sociaal belang behartigende instellingen (SBBI) kunnen dus in beginsel, vanwege de eis dat zij zijn vrijgesteld van de heffing van vennootschapsbelasting, gebruik maken van de vrijwilligersregeling.

Als een vrijwilliger een beloning krijgt van (een) kwalificerende organisatie(s), moet(en) deze blijven binnen de grenzen van een vrijwilligersvergoeding. Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is namelijk dat een vergoeding niet in verhouding staat tot de tijdsbesteding die de werkzaamheden vragen en de aard van het werk. Van een vrijwilligersvergoeding is sprake als iemand (kosten)vergoedingen of verstrekkingen krijgt met een gezamenlijke waarde van maximaal € 150 per maand en maximaal € 1.500 per kalenderjaar. De maxima gelden dus ongeacht het aantal kwalificerende organisaties waarvoor een vrijwilliger zich inzet. Een vrijwillige inzet bij twee organisaties, leidt niet tot maxima van € 300 respectievelijk € 3.000.

Betaalt uw organisatie iemand een (kosten)vergoeding of verstrekking per uur, binnen de voornoemde maximumbedragen, dan beschouwt de Belastingdienst een uurvergoeding van maximaal € 4,50 (of € 2,50 voor een vrijwilliger jonger dan 23 jaar) als vrijwilligersvergoeding. Uw instelling hoeft dan over die bedragen in beginsel geen loonheffingen in te houden en af te dragen. Ook hoeft er geen urenadministratie te worden bijgehouden. Om de fiscale faciliteit van de fictieve kostenaftrek bij de inzet van vrijwilligers aannemelijk te maken, kan registratie van deze uren overigens wél nuttig blijken.

Toch komt het ook wel voor dat een instelling iemand meer dan € 4,50 of € 2,50 per uur betaalt, terwijl de organisatie van mening is dat de betrokken persoon is aan te merken als vrijwilliger. Het is dan aan de instelling om aannemelijk te maken dat de hogere vergoeding geen marktconforme beloning vormt. Over de zienswijze van de Belastingdienst is overigens vooraf zekerheid te verkrijgen door hierover (schriftelijke) afstemming te zoeken. Ons kantoor heeft hier goede ervaringen mee.

Voor vrijwilligers die een uitkering genieten ingevolge bijvoorbeeld de Participatiewet (voorheen: Algemene bijstandswet), was tot 1 april 2017 extra aandacht gewenst. Een te hoge vrijwilligersvergoeding kon namelijk van invloed zijn op de hoogte van de uitkering, afhankelijk ook van lokaal beleid van een gemeente. In dit verband was een vergoeding voor vrijwilligerswerk van maximaal € 95 per maand en maximaal € 764 per kalenderjaar in ieder geval ‘vrijgelaten’ en niet van invloed op de hoogte van de bijstandsuitkering. De gemeente kon bij hogere vergoedingen belang hechten aan de vraag of het vrijwilligerswerk werd verricht in het kader van een voorziening gericht op arbeidsinschakeling (‘re-integratie’) van de vrijwilliger en kon – afhankelijk van de reden van het vrijwilligerswerk – zonder sanctie toch een bedrag worden uitbetaald aan de vrijwilliger tot het maximum van de fiscale vrijwilligersregeling.

Met de wijziging van artikel 7 onderdeel h van de Regeling Participatiewet, IOAW en IOAZ per 1 april 2017, wijkt het vrijgelaten bedrag voor bijstandsgerechtigden niet langer af van dat van overige vrijwilligers. De aanpassing van deze regeling betekent ook dat het vrij te laten bedrag gelijk is getrokken aan de maximale vrij te laten vergoeding in de Werkloosheidswet. Deze uniformering brengt eenvoud, doordat de redenen van het vrijwilligerswerk niet langer relevant zijn. Eenvoud voor zowel de organisatie die de vrijwilligers inzet en uitbetaalt, als voor de gemeente als uitkeringsinstantie.

Is de beloning die uw organisatie betaalt marktconform en is degene aan wie deze wordt betaald aan te merken als werknemer, dan gelden de normale regels voor de loonheffingen. Over de totale vergoeding moet dan loonheffingen worden ingehouden door uw instelling. Ook moet dan in ieder geval een urenadministratie worden bijgehouden. Wanneer uw organisatie aan vrijwilligers de maximale vrijwilligersvergoeding uitkeert, dient u er rekening mee te houden dat de betrokken vrijwilliger daarnaast niet aanvullend ook nog onkostenvergoedingen, attenties, geschenken of personeelsfeestjes krijgt. In dat geval kan immers sprake zijn van overschrijding van de normbedragen, waardoor de vrijwilligersregeling niet kan worden toegepast en de normale regels voor de loonheffingen gelden.

Werkt uw organisatie met vrijwilligers, maar heeft uw onderneming bijvoorbeeld de rechtsvorm van de besloten vennootschap, dan kunt u de vrijwilligersregeling waarschijnlijk niet toepassen. Soms biedt de oprichting van een afzonderlijke stichting dan uitkomst. Deze stichting kan de betrokken vrijwilligers dan mogelijk toch fiscaal vriendelijk een kleine beloning geven.

Bij besluit van 12 maart 2004, nr. CPP2003/2042M is de arbeidsverhouding en kosten vergoeding van vrijwilligers verduidelijkt.

 

Dienstbetrekking

In aanvulling op de voorwaarden voor toepassing van de vrijwilligersregeling, merken we nog het volgende op in relatie tot de dienstbetrekking. Voor de vraag of er sprake is van een dienstbetrekking, maakt het niet uit of er een schriftelijke overeenkomst is gesloten. Het maakt ook niet uit of iemand bij u in vaste dienst is of hoeveel uur die persoon werkt.

Er bestaat onderscheid tussen echte en fictieve dienstbetrekkingen. Als er geen sprake is van een echte of fictieve dienstbetrekking, kunnen u en uw medewerker samen kiezen voor een fictieve dienstbetrekking (opting-in).

 

Samenloop vrijwilliger en fictieve dienstbetrekking

Het is denkbaar er een samenloop ontstaat tussen de genoemde fiscale regels bij de vrijwillige inzet van stagiairs. De wet kan immers bepalen dat zij als stagiair in een fictieve dienstbetrekking werkzaam zijn. Uw organisatie moet dan aan de formele en administratieve voorwaarden van het werkgeverschap voldoen voor deze personen. En als u hen een (kleine) vergoeding betaalt, dan dient u daarop in beginsel loonheffingen in te houden, ook als de vergoeding binnen de grenzen van de vrijwilligersregeling blijft.

 

Aftrekbaarheid vrijwilligersvergoeding

Het komt vaak voor dat een betrokken vrijwilliger afziet van de (onkosten)vergoeding waar hij recht op heeft. Onder bepaalde voorwaarden wordt deze vergoeding daarmee een – fiscaal aftrekbare – gift aan uw organisatie. Die voorwaarden zijn met ingang van 2012 in de fiscale wetgeving opgenomen, omdat hierover voor die tijd in de praktijk diverse discussies met de Belastingdienst plaatsvonden. Bij giften aan culturele ANBI’s kan met ingang van 1 januari 2012 mogelijk nog een aftrekbonus worden geclaimd. De voorwaarden voor de aftrek van een vrijwilligersvergoeding waarvan wordt afgezien, treft u hier.

 

Onze dienstverlening

VERDER heeft veel expertise met betrekking tot de vrijwilligersregeling en de inzet en beloning van vrijwilligers door Non-Profit organisaties, instellingen en overheden. Graag gaan wij hierover het gesprek met u aan. Onze contactgegevens treft u hier.

VERDER gaat uiterst nauwkeurig te werk. Toch kunnen wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor door u op basis van de voorgaande informatie genomen acties. Neem hier kennis van onze disclaimer.

Jos van Bavel

Partner | Fiscalist

Binnen VERDER is Jos verantwoordelijk voor fiscale advisering. Jos is een fiscaal specialist met focus op grote en middelgrote Non-Profit organisaties en overheden.

Lees meer over Jos van Bavel >

Recente publicaties

Alle publicaties

Best gelezen